De meeste organisaties beschikken over een goed uitgewerkte en mooi beschreven organisatiestrategie. Maar hoe maak je de verbinding tussen deze strategie en je personeelsbestand binnen de organisatie? Een geschikte HR tool die hier voor kan worden ingezet is strategische personeelsplanning (SPP). Met behulp van deze tool analyseer je het huidige en toekomstige personeelsbestand en geef je hier sturing aan om dit zo optimaal mogelijk te krijgen. Zo krijg je de juiste persoon op de juiste plek en zorgt dit ervoor dat de organisatiestrategie wordt gerealiseerd, zowel nu als in de toekomst. Maar hoe zorg je ervoor dat een thema als dit van de grond komt? Wij geven je in deze blog een aantal tips en tricks en brengen de meest voorkomende valkuilen in kaart.
Wat is strategische personeelsplanning?
Waar een personeelsplanning kijkt naar het hier en nu, kijkt strategische personeelsplanning naar waar willen we heen én hoe komen we daar? Evers en Freese (2014) definiëren strategische personeelsplanning als volgt: “Het continue voorbereiden, vormgeven en implementeren van beleid rondom instroom, doorstroom en uitstroom van personeel waardoor de personen met de juiste kwaliteiten, kosten en flexibiliteit op de juiste momenten aanwezig zijn op de juiste plek in de organisatie, om activiteiten uit te kunnen voeren, die benodigd zijn voor het behalen van de strategische doelen.” Uit deze definitie komt naar voren dat SPP geen tool is wat op zichzelf staat. Het is eerder te vergelijken met een Rubik’s kubus, waarbij samenhang en verschillende oplossingen kenmerkend zijn. Echter waar een Rubik’s kubus op te lossen is, is SPP een proces wat nooit afgerond is. Het richt zich namelijk op zowel interne factoren, zoals ontwikkelingsperspectieven en doorstroom van medewerkers, als op externe perspectieven. Zoals een krappe arbeidsmarkt en moeilijk vervulbare functies. Daarnaast kijkt het zowel naar het hier en nu, welke competenties hebben wij in huis, als naar de toekomst, welke competenties moeten wij als organisatie zijnde nog in huis halen om onze doelen te behalen?
Het uiteindelijke doel van het gebruik van SPP is je organisatie wendbaar, gezond en toekomstbestendig te houden. Het biedt de mogelijkheid om doelgericht, gestructureerd en bewust toe te werken naar het personeelsbestand dat aansluit op je organisatiestrategie en deze daadwerkelijk weet te realiseren.
SPP in de praktijk
Uit onderzoek blijkt dat strategische personeelsplanning lastig van de grond komt, ofwel lastig concreet te maken is. Het vermoeden bestaat dat dit onder andere veroorzaakt wordt door de afschrikkende langetermijnvisie waarop de tool is gebaseerd. Een tip is dan ook om niet direct tien jaar vooruit te willen kijken, maar eerst te beginnen met de aankomende vijf jaar. Welke verwachtingen rondom de ontwikkelingen in de markt of maatschappij zijn er de komende vijf jaar? Zijn er medewerkers die binnen deze komende aantal jaren nog wel een stap willen zetten, wellicht niet op de juiste plek zitten of stromen er juist een hoop medewerkers uit door een hoge gemiddelde leeftijd? Stem vervolgens hier verder op af.
Essentieel voor het in gang zetten van het proces is allereerst de organisatiestrategie helder in kaart te hebben, wat zijn de doelen en wat is de langetermijnvisie van de organisatie? Wanneer deze strategie niet beschreven is wordt het lastig om doelen te vertalen naar het personeelsbestand en deze te kunnen realiseren.
Een mogelijke manier om organisatieleden te betrekken bij het project is het houden van kennissessies, waarin je met diverse leidinggevenden, managers of directieleden aan de slag gaat om informatie rondom SPP te delen en een eerste onderzoek te doen of de organisatie de gewenste competenties in huis heeft of dat er nog verder gebouwd moet worden om dit in huis te halen. Tegelijkertijd biedt dit de mogelijkheid om je organisatieleden bekend te maken met SPP, dit zorgt voor meer betrokkenheid bij het proces wat uiteindelijk voor het succes kan zorgen.
Kies vervolgens voor een hulpmiddel die passend is voor je organisatie. Er zijn een aantal modellen die als leidraad genomen kunnen worden om de analyse visueel te maken. Denk bijvoorbeeld aan de HR3P methode, waarbij prestatie en potentie van een medewerker in een matrix wordt geplaatst. Hiermee breng je in kaart of iemand op dit moment wel op de juiste functie zit en of dit in de toekomst nog steeds passend is.
Daarnaast is toegang tot data een ontzettend belangrijke voorwaarde voor het ontwikkelen van de strategische personeelsplanning, zonder data wordt het erg lastig om de analyse uit te voeren en in kaart te brengen.
Tot slot is het goed om te realiseren dat een strategische personeelsplanning een voortdurend proces en maatwerk is, en voor elke organisatie anders.
All Human heeft eerder voor diverse bedrijven de SPP in kaart gebracht en deze zo optimaal mogelijk in orde gemaakt. Dit doet All Human door te kijken vanuit een pragmatische wijze naar SPP door onder andere in gesprek te gaan met de organisatie. Hierbij wordt er gekeken wat de organisatie nodig heeft, zowel in de huidige situatie als in de toekomst.
Benieuwd wat All Human voor jouw bedrijf kan betekenen op het gebied van SPP? Twijfel niet en neem gerust contact op met één van onze consultant via office@www.allhuman.nl of neem telefonisch contact op met Sophie Faber (06-29205059) of Celina Couzijn (06-25416651).
Bronnen:
Evers, G. H. M., & Freese, C. (2014). Strategische personeelsplanning: Hoe pak je het aan?. Tijdschrift voor HRM, (1), 1-17.
