Dossieropbouw essentieel bij disfunctionerende medewerker
Het komt helaas wel eens voor dat je als werkgever te maken krijgt met een disfunctionerende werknemer. Voor een ontslagvergunning via het UWV of voor toestemming van de kantonrechter om het dienstverband met deze werknemer te beëindigen, moet je als werkgever het disfunctioneren van de werknemer kunnen aantonen met een goed dossier. In de praktijk blijkt echter maar al te vaak dat werkgevers pas beginnen met het opbouwen van een dossier wanneer het vertrouwen in het functioneren van een werknemer tot ongeveer het nulpunt is gedaald. Je bent dan feitelijk al te laat! Hoe zorg je voor een goede dossieropbouw en bespaar je kosten?
Bewijs disfunctioneren
Als je een disfunctionerende werknemer wil ontslaan, dan willen het UWV of de kantonrechter bij beëindiging van het dienstverband harde bewijsstukken van het disfunctioneren zien. Essentieel is het aanleggen van een personeelsdossier bij indiensttreding. Gedurende het dienstverband verzamel je hierin allerlei zaken schriftelijk, zoals de arbeidsovereenkomst, waarschuwingen, klachten over de werknemer, afspraken met de werknemer en verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Enerzijds zorg je hierdoor als werkgever voor een volledig en zorgvuldig dossier waarmee de kans op een succesvolle ontslagprocedure vergroot wordt. Aan de andere kant kun je door vroegtijdig voldoende tijd en aandacht te investeren in het functioneren van de medewerker, ook voorkomen dat deze gaat disfunctioneren. Voorkomen is nog steeds beter dan genezen!
Toekennen hogere ontslagvergoeding
Het kan zijn dat de kantonrechter van mening is dat je als werkgever onvoldoende aantoonbare stappen hebt ondernomen om het dienstverband redelijkerwijs te kunnen beëindigen, oftewel de dossieropbouw is onvoldoende. Dan is het mogelijk dat de kantonrechter, in tegenstelling tot het UWV, naast het afwijzen van het ontbindingsverzoek er ook voor kiest om het onvolledige of onzorgvuldige dossier te ‘compenseren’. Dat zou dan kunnen leiden tot het toekennen van een hogere ontslagvergoeding voor de werknemer.
Alternatieve mogelijkheden
In het geval dat een dossier incompleet is, maar de liefde over is tussen werkgever en werknemer, kan de arbeidsovereenkomst, net als een huwelijk ontbonden worden en is het zaak dat partijen het eens worden over de voorwaarden. Ervaring leert dat het inschakelen van een mediator, in dit soort situaties, die de belangen van beide partijen behartigt, een praktisch en vooral kostenbesparend alternatief is.
